Få 4 ugers
- Både hvad du som virksomhedsejer/leder har pligt til - og hvad dine medarbejderes kørselsregnskab skal leve op til?
Fejl i kørselsregnskabet kan være en bekostelig affære for både virksomhed og medarbejder. For at kunne udbetale skattefri kørselsgodtgørelse skal virksomheden kunne dokumentere, at man kontrollerer medarbejdernes kørsel - OG at man kontrollerer, om medarbejderne kommer ind under 60-dages-reglen.
På siden her ridser vi de vigtigste skattemæssige regler for erhvervsmæssig kørsel op. Carlogs elektroniske kørebog lever naturligvis op til alle regler, så du er sikret korrekt dokumentation til SKAT, når du bruger vores system.
Indhold på siden:
Skattemæssige regler for kørsel i firmabiler >>
Skattemæssige regler for erhvervsmæssig kørsel i egen bil - skattefri kørselsgodtgørelse >>
Kørsel som selvstændig erhvervsdrivende >>
Slip for snyd, dyre fejl - og konflikter med SKAT! >>
Skattemæssige regler for kørsel i firmabiler
- Gulpladebiler
Har virksomheden gulpladebiler, som medarbejderne anvender til deres erhvervsmæssige kørsel, skal medarbejderen ikke beskattes af fri bil. I disse tilfælde er der ikke krav om, at der føres kørebog - men en kørebog er god dokumentation for, at der ikke forekommer privat kørsel i bilen - da privat kørsel i en gulpladebil vil have store skatte- og momsmæssige konsekvenser for virksomheden og skattemæssige konsekvenser for medarbejderen.
- Andre firmabiler
Har arbejdspladsen andre firmabiler - fx sælgerbiler, hjemmeplejebiler, assurandørbiler osv. (herunder også gulpladebiler, hvor virksomheden har betalt momsen, da bilen blev anskaffet, samt betalt privatbenyttelsesafgift) - der er til rådighed for medarbejderen til privat kørsel, beskattes medarbejderen for fri bil. Her er der ikke behov for at føre kørebog.
Såfremt bilen ikke anvendes til private formål, men alligevel er parkeret ved medarbejderens privatbolig, skal arbejdsgiveren kontrollere, at medarbejderen ikke anvender bilen til privat kørsel. Dette kan eksempelvis gøres med en fuldautomatisk kørebogsløsning Plug 'N' Log, der automatisk starter kørselsregistreringen, så snart bilen startes.
Visse medarbejdertyper, der hele tiden har skiftende arbejdspladser - fx skovarbejdere, vinduespudsere, kørende sælgere, kørende forsikringsassurandører, håndværkere o.lign. - kan i forhold til 60-dages-reglen gå under den såkaldte ‘formodningsregel’, da deres kørsel fra privatboligen i langt de fleste tilfælde går til forskellige arbejdspladser og derfor anses som erhvervsmæssig. Der vil i sådanne tilfælde ikke være krav om at føre kørebog - men det vil være en fordel, da der så foreligger dokumentation for, at de 60 dage ikke er overskredet, såfremt SKAT stiller spørgsmålstegn dertil. En elektronisk kørebog, der administreres centralt fra virksomheden, gør det desuden nemt at dokumentere, at der kontrolleres for 60-dages-reglen.
Andre medarbejdertyper, der ikke umiddelbart ud fra erhverv kan formodes at ligge uden for 60-dages-reglen, skal føre kørebog for at undgå beskatning af fri bil. Kørebogen skal føres dagligt og angive:
- Kilometertællerstand ved dagens start og slut
- Dato for kørslen
- Destination og evt. formål med kørslen
- Daglig fordeling mellem privat og erhvervsmæssig kørsel (så det kan dokumenteres, at der ikke er foretaget privat kørsel).
Skattemæssige regler for erhvervsmæssig kørsel i egen bil - skattefri kørselsgodtgørelse
Kører medarbejderne erhvervsmæssigt i egen bil (eller bil ejet af en ægtefælle eller samlever), kan arbejdspladsen udbetale skattefri kørselsgodtgørelse for de kilometer, der er kørt erhvervsmæssigt. Dette omfatter de første 60 dages kørsel fra privatboligen til arbejdspladsen inden for 12 måneder, kørsel mellem forskellige arbejdspladser samt kørsel mellem forskellige lokationer på samme arbejdsplads.
Skatterådet fastlægger årligt satserne for skattefri kørselsgodtgørelsen. Virksomheden kan selv fastsætte satserne, men såfremt de overstiger Skatterådets satser, er de ikke skattefri. Der er en kilometersats for hhv. 0-20.000 kørte km. og en for over 20.000 km.
For at få udbetalt kørselsgodtgørelsen skal medarbejderen dokumentere kørslen via et kørselsregnskab, der angiver:
- Navn, adresse og CPR-nummer
- Formålet med kørslen (erhvervsmæssig)
- Dato for kørslen
- Destinationen (og evt. stop på vejen)
- Antal kørte kilometer (erhvervsmæssige)
- Anvendte satser og samlet beregning af kørselsgodtgørelsen
Arbejdsgiveren skal kontrollere, at medarbejderens kørselsregnskab er korrekt udført, herunder kontrollere antallet af kørte kilometer, og at kørslen er foretaget i egen bil. Arbejdsgiveren skal desuden kontrollere, at 60-dages-reglen ikke overskrides.
Kørsel som selvstændig erhvervsdrivende
Som selvstændig erhvervsdrivende, der kører i egen bil, kan man vælge, om man vil have sin kørsel godtgjort ved udbetaling af skattefri kørselsgodtgørelse eller ved refusion af driftsomkostninger ved bilen. Dette gælder både hvis virksomheden anvender virksomhedsordningen, og hvis den ikke gør.
Vælger man skattefri kørselsgodtgørelse skal den erhvervsmæssige kørsel dokumenteres vha. kørselsregnskab, der angiver:
- Navn
- Formål med kørsel (erhvervsmæssig)
- Dato for kørsel
- Destination (og evt. stop på vejen)
- Antal kørte kilometer (erhvervsmæssige)
- Anvendte satser og samlet beregning af kørselsgodtgørelsen
Vælger man refusion af driftsomkostninger skal den erhvervsmæssige del af kørslen i bilen dokumenteres via en kørebog, der indeholder:
- Kilometertællerstand ved start og slut af den daglige kørsel
- Dato for kørslen
- Daglig fordeling mellem privat og erhvervsmæssig kørsel
- Destination og evt. formål med den erhvervsmæssige kørsel
Hvad er privat kørsel?
Privat kørsel dækker over kørsel fra privatboligen og til arbejdspladsen samt fx private indkøb, kørsel af børn til skole, kørsel til fritidsaktiviteter, lægebesøg mv. Undtaget er dog:
- kørsel fra privatboligen til skiftende arbejdspladser (fx forskellige kunder/borgere/klienter), dog max 60 dage til samme arbejdsplads på 12 måneder (jf. 60-dages-reglen [der linkes til afsnit om 60-dages-reglen længere nede på siden))
- tilfælde, hvor medarbejderen skal køre ud til kunder, til kursus eller andre erhvervsmæssige formål den efterfølgende dag (dog max. 25 dage på 12 måneder)
- tilkaldevagt
- chaufførkørsel
- kørsel ved kundeopsøgende aktiviteter (fx kørende sælger eller hjemmepleje)
60-dages-reglen
60-dages-reglen siger, at de første 60 dage (inden for 12 måneder), en medarbejder kører fra privatboligen til en arbejdsplads, er erhvervsmæssig kørsel, som der kan ydes skattefri kørselsgodtgørelse for. Kørsel til samme arbejdsplads herudover anses for privat kørsel, da arbejdspladsen så anses for at være en fast arbejdsplads. Alle dage med kørsel mellem den pågældende arbejdsplads og privatboligen tæller - også hvis der ikke køres både frem og tilbage på samme dag. 60-dages-reglen gælder også for nyansatte medarbejdere, der dagligt kører til en fast arbejdsplads. Her tæller de første 60 dage, der køres til arbejdspladsen, som erhvervsmæssig kørsel.
Både medarbejder og arbejdsgiver skal kunne dokumentere, at 60-dages-reglen er overholdt, hvis medarbejderen skal undgå beskatning af fri bil.
Slip for snyd, dyre fejl - og konflikter med SKAT!
— lad Carlog klare hele kørselsregnskabet for dig.
Der er mange faldgruber, når medarbejderne udfører deres daglige kørselsregnskab. Tastefejl, glemte ruter eller travlhed kan føre til store og små fejl, der i sidste ende kan blive dyre for både medarbejder og virksomhed.
Med Carlogs elektroniske kørebog elimineres disse fejlkilder - Pålidelig og driftsikker GPS-baseret tracking sørger for, at al kørsel dokumenteres, og den avancerede onlineportal gør det nemt at kontrollere, afregne og dokumentere virksomhedens og medarbejdernes kørselsregnskab. Derved slipper du både for at udbetale for meget kørselsgodtgørelse til dine medarbejdere - og for konflikter og bøder til SKAT pga. manglende dokumentation for kørsel og kontrol af kørsel.
Trackingen kan foretages med enten en app på medarbejdernes smartphone eller via den fuldautomatiske løsning Plug 'N' Log.
> Spar tid og penge fra i dag - Prøv hele Carlog-systemet GRATIS i 3 måneder
> Test selv, hvor effektivt det er - Prøv Carlogs smartphoneapp GRATIS i 2 måneder
Læs mere:
> SKATs vejledning om regler for fri bil
Indhold senest opdateret 7. september 2015. Med forbehold for ændringer fra SKAT.
